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大型會務策劃活動中的住宿安排怎么做

時間:2019-04-28 10:28 ? 點擊:??來源:會務策劃公司
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    許多大型會務活動、國際會議的耗時都挺長的,所以這都會涉及到一個酒店住宿問題。大型會務策劃中,住宿安排要怎么做呢?

大型會務策劃活動中的住宿安排怎么做

一來,會務專員要確認會議住宿的程序

1、與飯店或酒店確認預訂
    住宿安排是相當復雜并耗費時間的工作,人數的統計,住宿場地的選擇和安排,如果有特殊情況需要調配也要及時處理,預留空間。還要及時將住房報告遞交飯店,確認最后的訂房數,這樣既可保證會議的住宿需要,又可避免不必要的支出。同時,主辦方要熟悉飯店、酒店的作業程序,例如如何處理截止日期以后的住房預訂。

2、與會住宿人員的確認。
    對與會人員進行統計,并確認與會者已經收到酒店的住宿表格,提前確認與會者的房間是否安排得當,并寄發確認函。會務策劃公司的建議是,這件事最好不要由酒店來做,而是自己在收到住宿資料之后親自寄送住宿通知。

3、會務娛樂活動
    會議期間還應考慮與會者的娛樂活動的需要,會議地點要盡量安排在娛樂設施齊全、購物方便的地方。

二來要注意一些住宿安排的注意事項

1、選擇會務住宿地點的要求
    在選擇住宿的招待所、飯店、賓館、會議中心之時,要充分考察其基本設施是否齊全,安全性如何,價格是否合理,位置是否交通便利,環境是否安靜、整潔,然后綜合考慮選擇。如果由與會者自己支付住宿費,就需選擇幾家價格、條件不等的住宿場地供其選擇。

2、會務住宿的房間安排
    如果住宿由主辦方支付費用,主辦方可根據與會人員職務、年齡、性別、健康狀況和房間條件綜合考慮,統籌安排。從會務策劃公司的經驗來看,預定住宿的數量應略有富余為佳,以免遇到特殊情況。

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